FlowFestiwal to wydarzenie organizowane przez Fundację Wspólny Nurt. Ta polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe osób, które odwiedzają stronę flowfestiwal.pl, zapisują się na newsletter, kupują bilety, piszą do nas albo rezerwują nocleg podczas festiwalu.
Działamy zgodnie z RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679), ustawą o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r., Prawem telekomunikacyjnym (art. 173) oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Wspólny Nurt z siedzibą w Poznaniu, organizator festiwalu FlowFest.
Dane kontaktowe administratora
- E-mail: kontakt@flowfestiwal.pl
- Telefon: +48 790 404 904
- Strona: flowfestiwal.pl
We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w sprawie realizacji Twoich praw, możesz się z nami skontaktować pisząc na powyższy adres e-mail z dopiskiem „Dane osobowe".
Pełne dane rejestrowe Fundacji (KRS, NIP, REGON, adres siedziby) są dostępne w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz na żądanie pod adresem e-mail wskazanym powyżej.
2. Jakie dane zbieramy
Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób z nami się kontaktujesz. Najczęściej są to:
Newsletter i zapisy na pulę darmowych biletów
- adres e-mail,
- data i godzina zapisu,
- źródło zapisu (np. formularz „darmowy bilet"),
- adres IP oraz informacja o przeglądarce (User-Agent) — w celach bezpieczeństwa i wykrywania botów.
Formularz kontaktowy / współpraca
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- nazwa firmy lub organizacji (opcjonalnie),
- treść wiadomości,
- adres IP nadawcy.
Rezerwacja noclegu / glampingu
- imię i nazwisko,
- adres e-mail i telefon kontaktowy,
- liczba osób i wybrany typ zakwaterowania,
- dodatkowe uwagi przekazane w formularzu.
Zakup biletów
Sprzedaż biletów prowadzimy za pośrednictwem zewnętrznego operatora ticketingowego, który jest odrębnym administratorem danych podanych w procesie zakupu (imię, nazwisko, e-mail, dane do faktury, dane płatności). Otrzymujemy od niego wyłącznie informacje niezbędne do realizacji wydarzenia — listę osób z ważnymi biletami i ich kontakt e-mail (na potrzeby komunikacji organizacyjnej przed festiwalem).
Dane zbierane automatycznie
- adres IP,
- typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka,
- strona, z której do nas trafiłeś,
- czas i sposób korzystania ze strony (jeśli wyrazisz zgodę na cookies analityczne).
3. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej
Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:
a) Wysyłka newslettera i informacji o festiwalu
Na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać — klikając link „wypisz się" w stopce dowolnego e-maila lub pisząc do nas.
b) Odpowiedź na wiadomości z formularza kontaktowego
Na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest obsługa korespondencji i odpowiadanie na zapytania kierowane do organizatora.
c) Realizacja umowy uczestnictwa / noclegu
Na podstawie niezbędności do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — sprzedaż i obsługa biletów, organizacja noclegu, komunikacja przed festiwalem, weryfikacja na wejściu.
d) Obowiązki prawne
Na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — przede wszystkim obowiązki podatkowe i rachunkowe (np. wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej).
e) Statystyki, analityka i bezpieczeństwo strony
Na podstawie naszego uzasadnionego interesu w zakresie minimum technicznego (logi serwera, ochrona przed nadużyciami) oraz na podstawie Twojej zgody w zakresie cookies analitycznych i marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 173 Prawa telekomunikacyjnego).
f) Marketing i remarketing
Na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — wyłącznie wtedy, gdy aktywujesz cookies marketingowe w banerze zgody. Bez Twojej zgody piksele reklamowe (np. Meta Pixel) się nie uruchamiają.
g) Dochodzenie i obrona przed roszczeniami
Na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne — np. bez podania e-maila nie wyślemy newslettera, a bez imienia i nazwiska nie wystawimy biletu.
4. Komu udostępniamy Twoje dane
Nie sprzedajemy danych. Korzystamy jednak z usług zewnętrznych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu (jako tzw. podmioty przetwarzające) lub samodzielnie (jako odrębni administratorzy). Są to w szczególności:
- Dostawca hostingu i poczty — przechowywanie strony i wiadomości e-mail.
- Operator sprzedaży biletów — przetwarza dane kupujących i przekazuje nam listę uczestników.
- Operator płatności online — obsługuje płatności za bilety i nocleg (działa jako odrębny administrator).
- Google Ireland Limited — Google Analytics 4 i Google Tag Manager (tylko za Twoją zgodą na cookies analityczne).
- Meta Platforms Ireland Limited — Meta Pixel (tylko za Twoją zgodą na cookies marketingowe).
- Dostawcy narzędzi do wysyłki e-maili — newsletter i komunikacja transakcyjna.
- Podmioty obsługujące księgowość, doradztwo prawne i podatkowe — w zakresie wymaganym przepisami.
- Uprawnione organy państwowe — wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.
Z każdym podmiotem przetwarzającym mamy zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy nasi dostawcy (Google, Meta) mogą przekazywać dane do Stanów Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie:
- decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, do którego należą zarówno Google LLC, jak i Meta Platforms, Inc., oraz
- standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską — jako dodatkowe zabezpieczenie.
Kopię odpowiednich zabezpieczeń możesz otrzymać pisząc do nas na adres kontakt@flowfestiwal.pl.
6. Jak długo przechowujemy Twoje dane
- Newsletter — do momentu wycofania zgody lub naszej decyzji o zakończeniu wysyłki; po wypisie dane służą jedynie wykazaniu, że zgoda istniała w przeszłości (3 lata).
- Korespondencja z formularza kontaktowego — do 3 lat od ostatniej wiadomości w danym wątku.
- Dane uczestników festiwalu / noclegu — do końca roku obrotowego, w którym odbył się festiwal, oraz dłużej, jeśli wymagają tego przepisy podatkowe (zwykle 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku).
- Faktury i dokumentacja księgowa — 5 lat od końca roku obrotowego, w którym wystawiono dokument.
- Logi serwera — do 12 miesięcy.
- Cookies — od chwili wizyty do maksymalnie 24 miesięcy (większość: 12 miesięcy lub krócej; szczegóły w sekcji 8).
- Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub przedawnienia ewentualnych roszczeń.
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem Twoich danych masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie, w szczególności wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO),
- wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy.
Aby skorzystać z tych praw, napisz do nas na kontakt@flowfestiwal.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni — w skomplikowanych przypadkach termin może wydłużyć się do dwóch miesięcy, o czym zawsze poinformujemy.
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie o zautomatyzowane przetwarzanie (w tym profilowanie), które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
9. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, by chronić Twoje dane — w szczególności szyfrowanie połączenia (HTTPS/TLS), ograniczony dostęp pracowników i współpracowników, zabezpieczone kopie zapasowe, hasła chronione w postaci skrótów oraz tokeny CSRF chroniące formularze.
Mimo to żaden system nie daje 100% gwarancji. Jeśli zauważysz coś niepokojącego — napisz do nas, potraktujemy to bardzo poważnie.
10. Dane osób małoletnich
Strona FlowFestiwalu nie jest skierowana do dzieci poniżej 16. roku życia i świadomie nie zbieramy ich danych. Jeśli uczestnikiem festiwalu jest osoba małoletnia, dane do zakupu biletu i rezerwacji noclegu podaje opiekun prawny.
11. Zmiany w polityce prywatności
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się nasze procesy, narzędzia lub przepisy prawa. Aktualna data obowiązywania znajduje się na górze tego dokumentu. Jeśli wprowadzimy istotne zmiany — np. nowe kategorie odbiorców danych — poinformujemy Cię osobno: w newsletterze albo wyraźnym komunikatem na stronie.
12. Kontakt i organ nadzorczy
We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych pisz do nas:
- E-mail: kontakt@flowfestiwal.pl
- Telefon: +48 790 404 904
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
tel. +48 22 531 03 00 · uodo.gov.pl